Sistema de reservas para tour operadores en Costa Rica que contesta en inglés.
Son las 3:00 a.m. en Quepos y un turista en Chicago pregunta por WhatsApp si el tour de mañana tiene campo para tres. Charlo le responde en su idioma, revisa el cupo de esa salida, aparta los espacios y le pide el adelanto. Vos te enterás cuando despertás.
La reserva se la lleva el que contesta primero
El turista no te escribe solo a vos. Le escribe a cuatro operadores a la vez y reserva con el que le conteste con precio y disponibilidad claros.
El mismo mensaje llega tres semanas antes del viaje desde una casa en Toronto y también a las once de la noche desde el lobby de un hotel en La Fortuna, cuando el huésped acaba de decidir qué hace mañana. El que responde en minutos cierra; el que responde al día siguiente contesta un chat que ya se fue con otro.
No es que no querás contestar: a esa hora estás guiando, manejando el shuttle o durmiendo porque la salida es a las 5:30 a.m. Y el mensaje viene en inglés, con las preguntas de siempre: si el tour se hace con lluvia, si el precio incluye el almuerzo, si recogen en el hotel, si el niño de seis años puede ir.
La temporada alta lo empeora: de diciembre a Semana Santa entran más consultas de las que una persona alcanza a leer, y la que se enfría termina reservando por una plataforma internacional que se lleva su comisión. Tu WhatsApp es el único canal donde el precio te queda entero.
Una reservación que entró a las 3:00 a.m.
A la izquierda, lo que ve el turista. A la derecha, lo que te llega a vos. La misma conversación, cada quien en su idioma.
Lo que ve el turista
No es un menú traducido: contesta en el idioma en que le escriben.
Lo que te llega a vos
Tour: Manglares · mañana, 8:00 a.m.
Personas: 3 (Diane Whitmore)
Cupo de la salida: 9 de 10
Pickup: hotel en Quepos, 7:20 a.m.
Idioma del cliente: inglés
Adelanto 50%: pendiente
El resumen te llega en español, con el cupo ya actualizado.
El cobro sigue siendo tuyo. Charlo pide el adelanto con las condiciones que escribiste y pasa tu link de pago; no procesa tarjetas ni toca la plata. Si quien reserva ya está en el país y paga por SINPE Móvil, además lee el comprobante y lo cruza contra el monto: así verifica Charlo los comprobantes de SINPE Móvil.
Reservaciones con cupo, no una agenda de citas
Un tour no es una cita: van varias personas en la misma salida, el bote tiene un límite y el que llega tarde no entra. Charlo cuenta personas.
Responde en el idioma del cliente
Detecta el idioma del mensaje y sigue en ese idioma toda la conversación. Inglés y español es el pan de cada día; en francés o alemán contesta igual.
Cupo por salida, no por día
Cada salida tiene su capacidad y Charlo suma las personas de cada reserva. Si quedan dos espacios y le piden cuatro, propone otra hora u otro día en vez de meterte en un sobrecupo.
Lista de espera cuando se llena
La salida llena no tiene por qué ser una venta perdida: Charlo ofrece anotarlos en lista de espera, para que si alguien cancela ya sepás a quién llamar.
Salidas que se repiten
El canopy de las 9:00 a.m. todos los días, el tour nocturno solo martes y jueves. Cargás la regla una vez y Charlo pregunta para cuál fecha quieren.
Pickup, clima y qué llevar
A qué hora pasa el shuttle por el hotel, si hay que llevar repelente, qué pasa si llueve, si el tour es apto para niños: contesta con lo que escribiste en tu manual, no con lo que se le ocurra.
Hora de Costa Rica, siempre
El turista escribe desde otra zona horaria y dice «tomorrow» pensando en su reloj. Charlo agenda en hora tica y respeta la anticipación que pidás.
El idioma lo escoge el cliente cuando escribe, no un menú de banderas:
- English
- Español
- Français
- Deutsch
- Italiano
- Português
Cómo se monta sobre tu operación
Se configura una vez y queda contestando. No hay que cambiar de número ni enseñarle nada nuevo al turista.
Cargás tus tours y sus salidas
Nombre, duración, precio por persona, cuántos caben y a qué horas sale. Si la salida se repite —diaria, o solo ciertos días de la semana— se define una vez y queda.
Escribís tus reglas en el manual
Cuánto adelanto pedís, hasta cuándo se puede cancelar, qué pasa si llueve, edad mínima, qué incluye el precio y hasta dónde llega el pickup. Lo que no está escrito, Charlo no lo inventa.
Conectás el calendario y bloqueás fechas
Si sincronizás Google Calendar, un evento tuyo a esa hora deja de ofrecerse. Y los días que no operás —mantenimiento del bote, feriado, cierre por temporada— se bloquean completos.
Charlo empieza a tomar reservaciones
En tu mismo número de WhatsApp; Instagram y Messenger se suman apenas Meta los apruebe. Cada reserva te queda en el tablero con nombre, personas, salida y estado del adelanto.
Lo que Charlo no hace
Decirlo de una vez sale más barato que descubrirlo con un cliente enfrente.
- No cobra con tarjeta ni recibe la plata: el link de pago y la cuenta son tuyos.
- No se conecta con las plataformas de reservas internacionales ni les sincroniza el inventario. Atiende tu canal directo.
- No inventa precios, horarios ni disponibilidad. Si el dato no está cargado, dice que lo confirma una persona.
- Cuando el caso lo pide —un grupo de veinte, una tarifa de agencia, alguien molesto porque se canceló por lluvia— pasa la conversación a una persona y te avisa.
Preguntas frecuentes sobre reservas de tours
¿Charlo le contesta en inglés a los turistas?
Sí, y no es un menú traducido: responde en el mismo idioma en que le escriben. Si el turista escribe en inglés, la conversación entera pasa en inglés —precio, disponibilidad, punto de encuentro— y a vos te queda el resumen en español.
¿Cómo evita que se me sobrevenda la misma salida?
Cada salida tiene su cupo y Charlo cuenta personas, no reservas: si el bote lleva diez y ya hay siete, una reserva de cuatro no entra. Antes de decir que hay campo consulta la disponibilidad real; nunca la supone. Si la salida está llena, ofrece dos alternativas cercanas o pregunta si quieren quedar en lista de espera.
¿Puede cobrar el adelanto de la reservación?
Puede pedirlo y explicar tus condiciones tal como las escribiste: cuánto es, hasta cuándo se puede cancelar y cómo se paga el saldo. Si quien reserva ya está en Costa Rica y paga por SINPE Móvil, Charlo lee el comprobante y lo cruza contra el monto. Lo que no hace es procesar tarjetas: el link de pago y la cuenta son tuyos.
¿Qué pasa con la diferencia de horas? Me escriben de madrugada.
Ese es el punto. Charlo contesta a la hora que le escriban y agenda siempre en hora de Costa Rica, así que un mensaje de las 3:00 a.m. desde Chicago sale con la fecha correcta. Por defecto la reserva se toma hasta dos horas antes de la salida y hasta con 60 días de anticipación, pero eso lo definís vos.
¿Se conecta con mi calendario y con los días que no opero?
Sí. Podés sincronizar Google Calendar —si ahí hay un evento a esa hora, Charlo no ofrece ese horario— y bloquear fechas completas por mantenimiento del equipo, marea o temporada baja. También podés dejar salidas que se repiten solas: todos los días a las 8:00 a.m., o solo martes y jueves.
¿Sirve si ya vendo por las plataformas internacionales?
Sirve para el otro canal, el directo. Charlo atiende WhatsApp (Instagram y Messenger se suman apenas Meta los apruebe), que es donde llega el turista que te encontró en Google o por recomendación del hotel, y donde el precio te queda entero. Lo que no hace es conectarse a las plataformas internacionales ni sincronizarles el inventario.
Probalo con la consulta que más te repiten
Conectá tu WhatsApp, cargá una salida y escribile en inglés como te escribiría un turista. Mirá qué contesta.
Sandbox es gratis de verdad, no un período de prueba. La verificación de comprobantes de SINPE Móvil se activa desde Growth.